Klachtenreglement Het Friesche Huys Bewindvoering

Klachtenreglement Het Friesche Huys Bewindvoering

Artikel 1 Definitie

Kantoor; Het Friesche Huys: de rechtspersoon die optreedt als bewindvoerder over of de inkomensbeheerder van de vermogensbestanddelen van natuurlijke personen en verantwoordelijk voor het afhandelen van bezwaren en klachten volgens het klachtenreglement;
Directie; de eigenaar en oprichter van Het Friesche Huys, de heer JP Nagel;
Medewerker; iedere andere medewerker van Het Friesche Huys;
Cliënt: een persoon wiens vermogensbestanddelen onder bewind zijn gesteld en voor wie Het Friesche Huys benoemd is tot bewindvoerder, respectievelijk met wie Het Friesche Huys een overeenkomst voor inkomensbeheer heeft gesloten;
Bezwaar: een mondeling of schriftelijk ter kennis van Het Friesche Huys gebrachte uiting van onvrede over de dienstverlening van Het Friesche Huys;s.
Klacht; een schriftelijke en uitdrukking als klacht bij het kantoor ingediende uiting van onvrede over de dienstverlening van het kantoor.

Artikel 2 Bereik
De klachtenregeling geld uitsluitend voor cliënten van Het Friesche Huys Bewindvoering. Een klacht kan worden ingediend door diegene die gerechtigd is de bewindvoerder te verzoeken als bedoeld in art.432, eerste en tweede lid van boek 1 van het burgerlijk wetboek. Zij mogen zich laten bijstaan of vertegenwoordigen door derden. De klachtenregeling blijft geldig tot een jaar na het afsluiten van dossiers van ex-klanten. De klachtenregeling geldt ook voor erfgenamen van de klant binnen een termijn van 2 jaar na overlijden van de klant.

Artikel 3 Ontvangstbevestiging, registratie en archivering
Een klacht wordt ingediend per brief of per mail bij Het Friesche Huys Bewindvoering. Een klacht wordt binnen 10 werkdagen behandeld. Wanneer een klacht ongegrond wordt verklaard zal dit in een toelichting per brief of mail worden verstrekt. Getracht zal worden de klacht telefonisch dan wel per mail op te lossen. Wanneer dit niet lukt, zal de Het Friesche Huys Bewindvoering een afspraak maken met de cliënt bij hem/haar thuis of bij een hulpverleningsorganisatie. Eventuele oplossingen of gemaakte afspraken zullen door Het Friesche Huys Bewindvoering schriftelijk binnen 10 werkdagen worden bevestigd aan de cliënt. Als een bezwaar of klacht is opgelost of afgedaan wordt dit vastgelegd op in de bezwaren- en klachtenregistratie. Indien een bezwaar of klacht wordt ingediend waar een andere instantie tot behandeling bevoegd is, zal deze naar betreffende instantie worden doorgezonden. Cliënt wordt hiervan in kennis gesteld. Klager wordt eveneens in geïnformeerd als een klacht niet voor het kantoor bestemd is en niet doorgezonden kan worden.

Artikel 4 Indiening Bezwaar

Een bezwaar wordt binnen 14 dagen behandeld door de medewerker die het dossier van de cliënt beheert of tegen wie het bezwaar is gericht. Deze tracht het bezwaar telefonisch of schriftelijk in overleg met de cliënt op te lossen. Lukt dat niet dan brengt de medewerker het bezwaar ter kennis van de eigenaar. Deze behandelt het bezwaar en tracht, eventueel via nader overleg met de cliënt en de betrokken medewerker, het bezwaar alsnog in der minne op te lossen. De cliënt ontvangt schriftelijk bericht van de wijze waarop het bezwaar door de eigenaar is afgedaan. Is de cliënt niet tevreden gesteld dan kan hij/zij een klacht indienen.

Artikel 5 Indiening klacht
Klachten worden terstond gemeld aan de eigenaar. Deze stelt een onderzoek in, formuleert de klacht zo nodig nader, hoort de klager en tracht de klacht door bemiddeling op te lossen. Lukt dat dan ontvangt de klager daarvan schriftelijk bericht.

De eigenaar gaat na of de handelwijze waarover is geklaagd in strijd is met een wettelijk voorschrift en in overeenstemming is met de dienstverlening waartoe het kantoor zich heeft verbonden. De klager wordt schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele verdere maatregelen naar aanleiding van de bevindingen die ondernomen zijn of zullen worden.

Behandeling van de klacht vindt niet in het openbaar plaats.

Binnen 6 weken na indiening van de klacht moet de klacht zijn behandeld en de bevindingen schriftelijk ter kennis zijn gebracht aan de klager.

Wanneer een oplossing niet mogelijk is gebleken en de klager de bevindingen en conclusies uit het onderzoek verwerpt, zal de klacht gemeld worden bij de rechter-commissaris. De Rechtercommissaris wordt om advies of een verhoor verzocht teneinde het geschil op te lossen. Het advies, of de conclusies van de Rechter-commissaris zal worden aanvaard en opgevolgd.

Wanneer een klacht ingediend wordt door een klager waarop de wet Schuldsanering Natuurlijke Personen van toepassing is, en een minnelijke oplossing niet mogelijk is gebleken en de klager de bevindingen en conclusies uit het onderzoek verwerpt, zal de klacht gemeld worden bij de rechtercommissaris. De Rechter-commissaris wordt om advies of een verhoor verzocht teneinde het geschil op te lossen. Het advies, of de conclusies van de Rechter-commissaris zal worden aanvaard en opgevolgd.

Klachten kunnen uitsluitend schriftelijk en gemotiveerd worden ingediend. Een klacht moet tenminste bevatten:

De naam en het adres van de indiener;
De dagtekening waarop de klacht verstuurd wordt;
De naam van de persoon waartegen de klacht is gericht.
Een omschrijving van het gedrag waartegen de klacht is gericht en het tijdstip van het gedrag;
Mogelijke bewijsstukken.

Indien de klager minderjarig of onder curatele is gesteld, moet de klacht worden ondertekend door de met het gezag beklede ouder, voogd of de curator. Indien aan bovenstaande vormvereisten niet wordt voldaan kan de klacht niet worden behandeld. Klager krijgt hiervan zo snel mogelijk, doch uiterlijk na 5 werkdagen bericht.

Artikel 6 Geen verplichting tot bezwaar- of klachtbehandeling

Een bezwaar of klacht wordt niet in behandeling genomen of de behandeling wordt gestaakt als:

deze betrekking heeft op een klacht die al eerder met inachtneming van deze regeling is afgehandeld.
er meer dan zes maanden is verstreken na de handeling waar het bezwaar of de klacht betrekking op heeft.
het belang van de klager dan wel het gewicht van het gedrag naar redelijke maatstaven onvoldoende is.
de cliënt zich voor of tijdens de behandeling ter zake van dezelfde bezwaar/klacht tot de kantonrechter of een andere burgerlijke rechter heeft gewend.

Van het niet in behandeling nemen of staken van de behandeling van het bezwaar of de klacht wordt de cliënt zo spoedig mogelijk doch uiterlijk na 2 weken na ontvangst van de klacht schriftelijk in kennis.

Artikel 7 Bekendmaking en werking

Deze regeling kan worden aangehaald als de klachtenregeling van Het Friesche Huys Bewindvoering.
De klachtenregeling wordt na het intakegesprek ter informatie aan cliënt verstrekt.
Deze regeling treedt in werking op 2-5- 2021 en geldt voor onbepaalde tijd.
Aan deze regeling wordt bekendheid gegeven door opneming in het kantoorhandboek en door publicatie op de website van het kantoor.
Bezwaren of klachten kunnen gericht worden aan: Het Friesche Huys Bewindvoering Postbus 64 8800 AB Franeker

Artikel 8 Geheimhouding
Alle klachten en bezwaren zullen door Het Friesche Huys Bewindvoering met strikte geheimhouding worden afgewikkeld. Indien het noodzakelijk is bij derden informatie op te vragen zal er vooraf toestemming aan de klant gevraagd worden.