Adminstratie voor ZZP
Administratie voor ZZP’ers niet ingewikkeld
Als u ZZP’er bent zult u ook een administratie moeten bijhouden. Dit is niet alleen een verplichting voor de Belastingdienst, maar ook belangrijk voor u zelf. U zult willen weten wat u verdient en wat u uitgeeft aan kosten. Een goede administratie geeft dus inzicht in uw bedrijf. Uiteindelijk wilt u als ondernemer wat geld verdienen om van te leven en de leuke dingen te doen.
Verplichtingen voor uw administratie
De Belastingdienst stelt geen gespecificeerde eisen aan een administratie maar volstaat met “een deugdelijke administratie te voeren op een manier die controlerende belastingmensen snel inzicht kan geven”. U dient uw administratie 7 jaar lang te bewaren zowel op papier als elektronisch. Ook voor agenda’s, notities, bankafschriften, kassabonnen, contracten etc. geldt deze bewaartermijn van 7 jaren.
Administratie zelf doen of uitbesteden
Administratie voeren is geen hobby van zelfstandigen en veel ZZP’ers besteden hun volledige administratie uit bij een boekhouder of accountant. Dit brengt kosten met zich mee, terwijl de gemiddelde boekhouding van een ZZP’er niet echt ingewikkeld is.
Onderstaand zetten we uiteen waaraan uw administratie dient te voldoen.
Wat moet in uw administratie aanwezig zijn:
Een administratie bestaat uit een aantal basisgegevens:
- Grootboekadministratie
- Een grootboekadministratie bestaat uit een aantal “verzamel mappen” waarin u de inkomsten en uitgaven onderbrengt in groepen zoals bijvoorbeeld: geleverde producten, bankrekeningen, autokosten, telefoonkosten, ontvangen btw, betaalde btw etc. Al deze onderwerpen krijgen een nummer, een zogenaamd grootboekrekeningnummer. Het grootboek is eigenlijk de schil om de gehele boekhouding.
- Debiteuren en crediteurenadministratie
- Hierin staan de facturen van uw klanten en uw leveranciers gespecificeerd met bedragen, openstaande posten, btw etc. Deze gegevens zijn afkomstig van uw in- en verkoopadministratie.
- Voorraadadministratie
- Indien u werkt met inkoop en verkoop van goederen zult u minstens één keer per jaar moeten inventariseren en de voorraad en de waarde daarvan vermelden in de boekhouding. U kunt ook een geautomatiseerde voorraadadministratie bijhouden in sommige boekhoudpakketten. Dit is eigenlijk alleen interessant als u veel inkoopt en verkoopt.
- In- en verkoopadministratie
- De in- en verkoopadministratie bestaat uit het inboeken van uw verkoopfacturen en inkoopfacturen op grootboekrekeningen. In een boekhoudpakket worden verkoopfacturen vrijwel altijd automatisch bij het aanmaken van de facturen. Inkoopfacturen boekt u handmatig in het systeem.
- Loonadministratie
- Dit is alleen van toepassing wanneer u personeel in dienst heeft.
Facturen maken
Als u iets levert of verkoopt zult u een factuur moeten maken die de afnemer kan betalen aan u. Veelal worden facturen gemaakt in een boekhoudprogramma, maar u kunt ze ook handmatig aanmaken in bijvoorbeeld Excel.
De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan een correcte factuur:
- Facturen dienen voorzien te zijn van een datum en een doorlopend nummer
- Op de factuur staat naam, adres en btw- nummer van de afnemer
- Een duidelijke vermelding van het geleverde goed of verrichte dienst
- Prijzen vermeldt u exclusief btw
- De btw bedragen dient u te splitsen naar percentage (0%, 9% of 21%)
Onkosten boeken
Alle zakelijke kosten die u maakt, dient u in de boekhouding te verwerken. Onkosten zijn aftrekbaar van uw winst waardoor u minder belasting betaalt en u de btw op inkoop terug kunt vorderen. De uitgaven dienen een zakelijk karakter te hebben, waarbij u dient te handelen volgens “goed koopmansgebruik”. Ook autokosten en reiskosten dient u in uw boekhouding te vermelden evenals de afschrijving van de waarde van uw inventaris, gereedschap, computer etc.
BTW aangifte
Uit uw administratie zult u een btw aangifte moeten verzorgen. Veelal kan dit eens per driemaandelijks. Bij een boekhoudprogramma volstaat dit meestal met “een druk op de knop”. Hieruit ontstaat een print die u handmatig kunt overbrengen op de elektronische aangifte op de website van de belastingdienst en soms is er zelfs een koppeling met de belastingdienst waardoor “een druk op de knop” volstaat.
Het te betalen bedrag aan btw is het verschil tussen de door u ontvangen btw bij de verkoopfacturen en de betaalde btw bij uw inkopen en onkosten. Indien dit een klein bedrag is komt u in aanmerking voor de Kleine Ondernemers Regeling (KOR). Verzorg uw aangifte en betaling aan de Belastingdienst tijdig en op tijd. Het wordt niet gewaardeerd als u te laat aangifte doet. Dit kan leiden tot een fikse boetes en onnodige kosten.
Winst- en Verliesrekening
Aan het eind van een kalenderjaar dient u een winst-en-verliesrekening te produceren waaruit blijkt welke winst u in uw bedrijf heeft gemaakt. Dit is eigenlijk een verzameling van cijfers over uw bedrijf over dat jaar, waarin staat wat u verdiend heeft, wat uw eigen vermogen is, welke schulden u heeft aan leveranciers, wat u nog dient te ontvangen van uw klanten etc. Kortom het is net als een schoolrapport waarin staat hoe goed, of slecht u presteert met uw bedrijf. De winst die vermeld staat in uw winst- en verliesrekening is het uitgangspunt voor de te betalen inkomstenbelasting.
Aangifte inkomstenbelasting betalen
Belasting betalen moeten we allemaal, nooit leuk. Maar als u bedenkt dat u inkomstenbelasting moet betalen kunt u ook bedenken dat u iets verdiend heeft. Eens per jaar (maart – mei) ( met uitstel september) moet u een aangifte voor de inkomstenbelasting doen. Het uitgangspunt is de winst die u in uw winst-en-verliesrekening heeft staan. Vanuit dit basisbedrag kunt u de belastingvoordelen voor zelfstandigen toepassen. Zelfstandigenaftrek, MKB winstvrijstelling, startersaftrek etc.
Mocht u na het lezen denken sommige taken kan ik zelf maar niet alles, of u wilt gewoon bezig zijn met uw werk en niet met alle boekhoudkundige taken neem dan contact met ons op en in een gesprek kunnen we snel bepalen wat wij voor u kunnen betekenen en wat de hieraan verbonden kosten zijn per boekhoudkundige handelingen.